El SCRUM se enfoca en potenciar las características que el cliente solicita de nuestro producto. Una vez que se defina cuál será nuestro producto a realizar, debemos tener en consideración todas las características de los requerimientos que solicita el usuario final, el cliente, así como de las que consideran los gerentes y otros miembros del equipo.
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Características del SCRUM
Al conjunto de estas especificaciones reunidas se le conoce como “Product Backlog” o Lista de características, son estos los detalles que harán de tu producto algo único y que se diferencie del resto, es por eso que a esta lista debe aplicársele un filtro, para incluir únicamente lo mejor.
El responsable de esta depuración será el “Product Owner” (dueño del producto) es el que representará a los ejecutivos y usuarios del producto, este Product Backlog debe contener únicamente lo que realmente le aporte un valor al producto final. Otras de sus actividades será el direccionamiento del producto.
Una vez que se ha establecido las características del producto es necesario que todo el personal esté al tanto de las especificaciones, aquí entra el papel muy importante del “Scrum Master”. Será el administrador del proyecto. Debe organizar las reuniones del equipo, así como de la planeación para la elaboración del producto. Así como proporcionar toda la información de utilizad al personal y las herramientas que van a necesitar.
Este enfoque permite visualizar la importancia de las actividades que realiza cada área y puesto de trabajo, desde aquellos que fabrican el producto, aquellos que validan su calidad y funcionamiento, también están los administrativos que se encargan de que se tengan los recursos necesarios a cada paso del proceso y por supuesto los que utilizan el producto y pagan por él, los clientes.
Planificación de entregas: El equipo debe asignar la prioridad a cada característica del Prouct Backlog, así como las asignaciones de tiempos para realizar cada una de esos procesos. Es importante destacar los estándares de tiempo que se deben considerar según lo requiera cada actividad.
Para tareas con duración de un día se debe estimar en horas: 1 hora, 2 horas, 4 horas y 8 horas. Deben eliminarse los tiempos impares redondeándolo a la estimación de horas próxima. En procesos más largos se catalogarán en: 2 días, 3 días 5 días, 10 y 15 días. Las estimaciones intermedias deben clasificarse en la estimación de días más próxima.
La cualidad del Scrum es que trabaja con ciclos cortos de máximo dos semanas. Para cumplir con estas estimaciones de tiempo se debe organizar un Sprint Planing, consiste en una reunión con todas las personas que tienen relación con el proceso de fabricación. Dicha reunión será organizada por el Scrum Master, se deben detallar Las actividades que se emplearan para cada proceso, así como comprometerse con su nivel de productividad a alcanzar al final del día. Deben emplear una estrategia para definir en qué se va a trabajar en dicho Sprint, así como una táctica para esclarecer el cómo se va a elaborar.
Ahora sí, una vez puesto en marcha estos procesos definidos y analizados se debe medir y analizar los resultados diariamente, para comprobar que el proceso se esté desarrollando de manera fluida, Para esto será necesario utilizar el Burndown chart. Este gráfico mostrará el avance diario de cada sprint.
La virtud de dicho gráfico consiste en que podemos saber cuál es la cantidad del trabajo restante día a día, tendiendo a cero. Con estos datos será más fácil medir la productividad de cada actividad según su velocidad y desempeño reflejado en el gráfico.
De igual manera, podremos estimar la duración de cada sprint y a partir de aquí hacer estimaciones para reducir los tiempos de operación.
Como siempre este tipo de mediciones nos harén permitirán án saber si vamos por buen camino o tenemos procesos más atrasados que otros, logrando así identificar estas áreas de oportunidad para su pronta solución.
Estás revisiones sobre resultados se deben realizar diariamente con los “Sprint Review Metting” evaluando los resultados anteriores y los nuevos compromisos a aplicar ese mismo día. Estas reuniones también ayudaran a tener una mayor comunicación entre las distintas áreas, siendo posible así mejorar el flujo de operaciones entre una y otra, detectar cuellos de botella y posibles colaboraciones que se pueden implementar, siempre con el fin de mejorar.
Te aconsejamos que estas reuniones no duren demasiado tiempo y que además no sólo se hable de lo malo que se hizo el día anterior, sino de las cosas que se hicieron bien. A esto se le llama “Sprint Retrospective”, el punto es enriquecer cada día la metodología. Esta es una de las mejores cualidades del SCRUM, su flexibilidad para un desarrollo ágil de los procesos. Cambia constantemente con el fin de mejorar los tiempos de entrega en cada actividad.
Beneficios del SCRUM
En general podríamos decir que los beneficios más sobresalientes del Scrum son:
- Flexibilidad a cambios y reformas de los procesos.
- Reducción de tipos de operación
- Mayor calidad del producto
- Predicción precisa de los tiempos operativos
- Disminución de riesgos