A continuación te explico qué es un diagrama de Gantt de un proyecto y cómo puedes utilizarlo o para realizar el seguimiento de cualquier tipo de tareas en la empresa.
Pero vamos a empezar por el principio : ¿Qué es un diagrama de Gantt?
¿Qué es un Diagrama de Gantt?
En pocas palabras, un diagrama de Gantt es una vista visual de las tareas programadas para un proyecto en el tiempo. Los diagramas Gantt se utilizan para planificar proyectos de todos los tamaños y son una forma útil de mostrar qué trabajo está programado para ser realizado en un día específico. También te ayuda a ver las fechas de inicio y fin de un proyecto en una sola vista.
En un diagrama de Gantt se puede ver fácilmente:
- La fecha de inicio del proyecto
- Cuáles son las tareas del proyecto
- Quién está trabajando en cada tarea
- Cuando comienzan y terminan las tareas
- Cuánto tiempo tomará cada tarea
- Cómo se agrupan, superponen y enlazan las tareas entre sí
- Fecha de finalización del proyecto
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Como resumen, un diagrama de Gantt muestra lo que se ha de hacer (las actividades) y en qué momento (el calendario).
Hace unos cuantos años, la gente solía tener que planear en papel (¡imagina eso!) o con bloques de colores. Los bloques magnéticos, se convirtieron en una popular herramienta de planificación Gantt antes de la utilización del software de gráficos Gantt, e incluso hay exposiciones de eventos celebrando la evolución del Gantt en el tiempo.
Hoy en día, la mayoría de los gráficos Gantt se crean en Excel o con software de gestión de proyectos, a veces conocido como software de gráficos Gantt.
Sofware de diagramas de Gantt
Una vez que las computadoras introdujeron nuevas formas de trabajar, los gerentes de proyecto descubrieron que podían ahorrar tiempo en la creación y actualización de sus diagramas Gantt.
El software de diagramas de Gantt, también llamado software de planificación de proyectos, gestión de proyectos o programación de proyectos, fue creado para automatizar el proceso y dar soporte a requisitos de Gantt más avanzados como crear dependencias de tareas, añadir hitos o identificar la ruta crítica de un proyecto.
Muchos gestores de proyectos utilizaban tradicionalmente programas de escritorio locales como Microsoft Project-y muchos todavía lo hacen. Pero hoy en día, el software de gráficos Gantt se ha movido en línea, permitiendo a cualquiera crear gráficos Gantt compartibles y colaborativos y planes de proyectos.
Software de escritorio vs. software de diagrama de Gantt online
El software de gestión de proyectos ha mejorado radicalmente la forma en que trabajan los equipos.
El software de escritorio de diagramas de Gantt es ideal para un administrador que le gusta planificar el proyecto individualmente, sin necesidad de compartir el plan fácilmente. Similar a la gestión de proyectos en Excel o incluso Word, el software de gráficos Gantt de escritorio ofrece una versión local por licencia de usuario.
La gestión de proyectos online o el software de gráficos Gantt permite compartir fácilmente y planificar proyectos en colaboración. Debido a que el software está 100% en línea, cualquier persona a la que invite no sólo puede ver su plan de proyecto, sino que también puede actualizar sus tareas y adjuntar archivos directamente a las tareas en las que está trabajando.
Además, los costos son dramáticamente menores que las versiones de escritorio, porque no hay costosas instalaciones de servidor, integraciones y costos de licencia asociados para cada usuario.
¿Quién utiliza el diagrama de Gantt?
Hoy en día, casi todo el mundo puede utilizar un diagrama de Gantt para ayudarles a visualizar sus tareas. Debido a que todo el trabajo difícil está ahora hecho por algoritmos informáticos, cualquiera puede crear una simple lista de tareas, añadir fechas de inicio y fin, y el software hace el trabajo instantáneamente de mostrar sus tareas a lo largo del tiempo.
Los diagramas de Gantt son herramientas efectivas para estos perfiles:
- Jefes de proyecto
- Directores Generales
- Líderes de equipo
- Gerentes de Operaciones
- Gestores de programación
- Gerentes de Trabajo
- Directores de Marketing
- CEOs y CTOs
… y francamente cualquiera que quiera una visión instantánea de la línea de tiempo de un proyecto.
Antes, los diagramas de Gantt eran la herramienta exclusiva de los gerentes de proyecto formalmente entrenados. Eran personas que planificaban proyectos de largo alcance de todo tipo: construcción, ingeniería, militar, fabricación, infraestructura, IT y más. Crear largas listas de tareas y agendas complejas con muchas partes móviles, entrenamiento requerido en el arte y la ciencia de la estimación de tareas, análisis de rutas críticas, líneas de base y así sucesivamente.
Aunque todavía se considera el ámbito de actuación de los gestores de proyectos, hoy en día, con la amplia gama de ofertas de software de gestión de proyectos y de gráficos Gantt, cualquier persona puede utilizarlos.
Ejemplo de Diagrama de Gantt de un proyecto
Damos un ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto.
En la tabla siguiente hay siete tareas, etiquetadas de A a G. Algunas tareas se pueden hacer simultáneamente (A y B), mientras que otras no pueden realizarse hasta que su tarea predecesora esté completa (C y D no pueden comenzar hasta que A esté completo).
Además, cada tarea tiene tres estimaciones de tiempo: la estimación de tiempo optimista (O), la estimación de tiempo más probable o normal (M) y la estimación de tiempo pesimista (P). El tiempo esperado (TE) se estima usando la distribución de probabilidad beta para las estimaciones de tiempo, usando la fórmula (O + 4M + P) ÷ 6.
| Actividad | Predecesor | Time estimado | Tiempo esperado | ||
| Opt. (O) | Normal (M) | Pesim. (P) | |||
|
A |
— | 2 | 4 | 6 | 4.00 |
|
B |
— | 3 | 5 | 9 |
5.33 |
|
C |
A | 4 | 5 | 7 |
5.17 |
|
D |
A | 4 | 6 | 10 |
6.33 |
|
E |
B, C | 4 | 5 | 7 |
5.17 |
|
F |
D | 3 | 4 | 8 |
4.50 |
| G | E | 3 | 5 | 8 |
5.17 |
Una vez completado este paso, se puede dibujar el diagrama:
Otros usos del diagrama de Gantt
Los gráficos de Gantt se pueden utilizar para la programación de recursos genéricos, así como para su uso en la gestión de proyectos. También se pueden utilizar para programar los procesos de producción y la necesidad de los empleados, dentro de una metodología lean manufacturing.
Los diagramas de gantt se pueden utilizar para seguir turnos o tareas y también las vacaciones u otros tipos de tiempo fuera de la oficina. El software especializado de programación de empleados puede generar horarios como un diagrama de Gantt, o pueden ser creados a través de un popular software de edición electrónica.
Diagrama de Gantt online
Además de muchas herramientas para la gestión de proyectos, hay páginas web donde podremos hacer un diagrama de Gantt online y hacerles un seguimiento. Algunas de ellas son:
Para una gestión de proyecto compleja que incluye gestión de tiempo, tareas, recursos y costes, podemos utilizar el programa de diagrama de Gantt online GanttPRO.