Las 8D’s: Las 8 disciplinas para la solución de problemas

Las 8 disciplinas, también conocidas como las 8 D’s, es una metodología que ayuda a identificar y eliminar dificultades o errores dentro de un sistema operativo.

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¿Cuántas veces surgen problemas en el proceso de producción y no se les busca ninguna solución?

La metodología de las ocho disciplinas es la mejor manera de maximizar los recursos con los que cuenta un proceso para evitar despilfarros y re-trabajos.

A continuación te voy a explicar cada una de las disciplinas y todo lo necesario para su aplicación en tu empresa.

Metodología 8d’s para la solución de problemas

Las 8 disciplinas, es una de las técnicas empleadas para la determinación de soluciones efectivas, como siempre, con el fin de obtener la mejor calidad en nuestro producto o servicio.

Con la metodología 8d se puede encontrar la causa de raíz de cualquier problema, elaborar una solución a corto plazo y diseñar una solución a largo plazo.

Los inicios de esta metodología surgen desde 1980 en Ford, siendo conocida como TOPS (Team Oriented Problem Solving).

La principal característica del proceso de 8D es su estructura, disciplina y metodología. Esta última consiste en emplear las mejores técnicas de distintas herramientas para la mejora continua. Se enfoca en la resolución de problemas desde sus inicios para crear un cambio sistémico.

De esta manera se soluciona el problema y se evitan consecuencias negativas que se deriven de este.

Ventajas de usar 8D

Al aplicar estas ocho disciplinas cambia en enfoque total con el que trabaja una empresa. Es fácil de aprender y una vez que se implementa es cuestión de no perder el enfoque y darle seguimiento, pues siempre existe algo que se pueda mejorar.

Éstas son las ventajas de utilizar la metodología 8d:

  • Incrementa las habilidades para la resolución de problemas en equipo
  •  Mejora la visión empresarial, enfocada a darle solución a los problemas de manera eficaz
  • Se obtiene un historial de problemas pasados para evitarlos y obtener un panorama completo de los avances logrados
  • Incrementa la habilidad para emplear herramientas estadísticas
  • Implementación del análisis de causa raíz (RCA)
  • Capacidad para implementar cambios sistémicos necesarios
  • Expande la comunicación para discutir sobre la resolución de problemas
  • Mejor comprensión acerca de la gestión de problemas y su resolución

Cuándo y cómo aplicar la metodología 8d

Hay 4 factores que determinaran que es momento de aplicar la metodología 8D de inmediato, pues las consecuencias de no hacerlo son infinitamente grandes para la empresa.

Esos factores son los siguientes:

  • Tener problemas de seguridad y de calidad
  • Al recibir quejas de clientes sobre nuestro producto o servicio
  • Cuando los índices para aplicar la garantía son muy elevados
  • Rechazos internos, desperdicios, niveles inaceptables de rendimiento o especificaciones de calidad

Para poder implementar la metodología 8D lo primero que se debe realizar es la planeación completa.

Para ello será necesario recolectar toda la información posible acerca del problema al que se le piensa dar solución. Realizar una lista de causas y efectos, identifica la necesidad de una acción de emergencia (ERA)

Las 8 disciplinas

A continuación vamos a ir explicando cada una de las disciplinas para la resolución de problemas:

Disciplina 1: Forma un equipo de trabajo

Emplea un equipo funcional de cruz (CFT). Esto significa que dicho equipo debe estar integrado por miembros que tengan conocimientos de distintas disciplinas. Esto incrementará la posibilidad de ver los errores desde distintas perspectivas y con ello dar mejores soluciones.

El equipo deberá cumplir las siguientes características:

  • Contar con miembros que pertenezcan a las siguientes áreas: producto, producción y datos.
  • Este equipo deberá utilizar enfoques o técnicas basadas en datos reales y actuales sobre el problema, técnicas inductivas y convergentes
  • Realizar lluvias de ideas para la observación y estudio de los problemas
  • Asignar un líder de equipo que conozca completamente la metodología 8D y guíe al resto de miembros para su implementación
  • Determinar un patrocinador, es decir la persona que se encargará de influir y aprobar todos los avances que se obtengan y las soluciones propuestas

Disciplina 2: Determinar el problema

El objetivo inicial del método 8D es describir adecuadamente el problema, mediante la utilización de datos conocidos, colocándolos en categorías específicas para futuras comparaciones.

Este enfoque utiliza las siguientes herramientas:

  • 5 ¿Por qué? (herramienta inductiva)
  • Planteamiento del problema
  • Diagrama de afinidad (herramienta deductiva)
  • Espina de pez, diagrama de Ishikawa
  • Determinar lo que “es” lo que “no es”
  • Descripción del problema

Disciplina 3: Solución provisional o contención de acción

Antes de determinar la solución permanente, es necesario realizar una acción inmediata o acción provisional (ICA), que debe retirarse una vez que se implemente la solución definitiva.

Es importante aclarar la importancia de este paso, pues muchas empresas optan por dar soluciones inmediatas sin avanzar hasta la permanente.

Disciplina 4: Análisis de las causas

Una vez que se plantean los 5 por qués, es posible determinar la causas iniciales de cada problema.

Para poder evaluar si se ha llegado a la raíz del problema es necesario es hacer una lista comparativa de las diferencias entre la situación actual del producto o servicio y lo que se pretende obtener en realidad:

  • Crea una lluvia de ideas con todas las posibles causas
  • Recopila datos para validar cuál es la causa exacta
  • Emplea un diagrama de flujo para evaluar cada uno de los procesos y determinar los cuellos de botella o áreas de oportunidad

Disciplina 5: Acciones correctivas permanentes

Ahora que has logrado determinar la raíz al problema el siguiente paso es cambiar dichas condiciones del proceso o producto:

  • Establece los estándares óptimos o requisitos que debe cumplir obligatoriamente el producto o servicio
  • Realiza un análisis de riesgos tipos de problemas y magnitud de los efectos negativos
  • Seleccionar la mejora permanente
  • Evaluar la eficacia de dicha mejora

Disciplina 6: Implementar y dar seguimiento a la acción correctiva permanente

Para poder realizar una implementación de éxito se debe crear una buena comunicación entre las distintas áreas involucradas, todas deben saber las causas y efectos del problema, así como tener claro las acciones de cada uno para aplicar una solución definitiva:

  • Desarrolla el plan de proyección y ejecución
  • Comunicar el plan y procedimientos a aplicar a todas las áreas involucradas
  • Validar las mejoras mediante evaluaciones y estándares de calidad

Disciplina 7: Prevención de problemas

Este punto es muy importante, pues no solo se trata de darle seguimiento a las acciones permanentes, sino de establecer este nuevo de trabajo en distintos procesos operativos.

De esta forma se evitará que el mismo problema surja en otras áreas o en líneas de producción con procesos para productos similares.

Los pasos a seguir son:

  • Verificar los procesos y productos similares
  • Desarrollar procedimientos de mejora continua para detectar problemas antes de que estos afecten el producto
  • Establecer un estándar de trabajo, implementación y desarrollo de dichas soluciones permanentes
  • Asegurar que los procesos de control de calidad estén actualizados

Disciplina 8: Cierre y reconocimiento de esfuerzo a todos los involucrados

El darle importancia a los logros obtenidos también es muy importante, de esta forma se incentiva a los involucrados a obtener los mejores resultados pues de esta manera su trabajo será más valorado.

  • Además, este punto de la metodología te permitirá:
  • Resguardar los documentos o historial para referencias futuras
  • Documentar las lecciones aprendidas y la manera en que se logró dar solución a los problemas
  • Comparación del antes y después de los problemas para medir avances
  • Celebrar el éxito obtenido y reconocer el esfuerzo de todos.

En esta metodología la parte más importante es saber identificar la causa de los problemas, mirarlo desde distintas perspectivas y así otorgar una solución que realmente evite futuros problemas.

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