Gestión de almacenes. Características, funciones y tareas del almacén.

En este post te voy a hablar sobre la gestión de almacenes. Veremos cómo gestionar el material y las características que debe tener el almacén óptimo, los tipos de almacenes que existen y cuáles son las funciones del almacén, entre otras cosas.

¿Qué es la gestión de almacenes?

Se trata de la gestión material de la producción almacenada: stocks de materiales y stocks de productos terminados.

Para gestionar correctamente un almacén debemos tener en cuenta la ubicación de los materiales y productos dentro de nuestro almacén, los flujos de materiales y los métodos para el movimiento de productos.

 gestión de stocks

La gestión de almacenes es una parte vital dentro del lean manufacturing. Esta metodología considera el exceso de stocks un enorme desperdicio por los gastos que nos supone y porque considera que es una inversión improductiva.

Entendemos por el concepto de organización de almacenes que se trata del sistema que se encarga de la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de nuestros almacenes hasta el punto de consumo de material, así como la recolección y tratamiento de los datos generados.

Tiene como objetivo optimizar una etapa clave en nuestro flujo de producción pues actúa tanto en el abastecimiento como en la distribución de nuestros productos, por lo que es una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

Importancia de la gestión de almacenes

Con una correcta gestión de almacenes podemos tener grandes ventajas como la reducción de costes, de tareas administrativas y de tiempos de proceso, así como el aumento en la satisfacción de nuestros clientes y la calidad del producto.

Si pensamos en los objetivos de la mejora continua, la gestión del almacén supone una parte muy importante para la mejora de la productividad.

Características óptimas de los almacenes

Tamaño de los almacenes

Siguiendo el pensamiento lean, el tamaño de los almacenes debe aspirar a ser el estrictamente necesario para el flujo de trabajo. Almacenes demasiado amplios deben limitar su zona de trabajo para ahorrar tiempos y los que están saturados deben plantear la búsqueda de unas instalaciones más adecuadas.

Ubicación de los almacenes en la empresa

También es muy importante la ubicación de los almacenes teniendo en cuenta varios factores, su importancia depende si nuestra empresa es distribuidora o productora. Estos factores son: acceso al transporte, proximidad con el cliente, disponibilidad de acceso y costes de la mano de obra.

Zonas de un almacén

Podemos separar varias zonas de un almacén, dependiendo de que fase del proceso se encarguen. Su definición es tan evidente que sólo las nombraremos:

  • Zona de recepción
  • Zona de almacenamiento
  • Zona de preparación de pedidos
  • Zona de envío o despacho
  • Zonas auxiliares

Funciones y tareas del almacén

Las funciones del almacén pueden ser diferentes dependiendo del tipo de organización, pero las más comunes son:

  • Recepción de materiales
  • Registro de entradas y salidas del almacén
  • Mantenimiento de los materiales y el almacén
  • Despacho de materiales
  • Coordinación del almacén con los departamentos de contabilidad

Existen varias tareas dentro del almacenaje que es importante conocer:

El control del almacén

Se realiza mediante mediciones de entradas y salidas en cuanto a dos formas: periódica, en la cual se buscan objetivos semanales, mensuales..; y de rotación, en esta se analiza el ejercicio económico de todo el año, comprobando las unidades que no pudimos dar salida y comparándolo con otros años.

El centro de distribución

Es una parte del almacenamiento que se encarga de la gestión del flujo de materiales. Son la parte básica para el funcionamiento del almacén y por lo tanto es posible que podamos obtener más mejoras diarias en esta sección que en el diseño del almacén donde es más difícil concretar mejoras y serán puntuales.

La gestión de stocks o gestión de inventarios

Esta parte de la gestión administrativa que se encarga de regular el flujo entre las entradas y las salidas de existencias en la producción de nuestra empresa. La manera de controlar el flujo de entrada es variando la frecuencia y el tamaño de los pedidos que realizamos a nuestros proveedores.

El control sobre el flujo de salida es mucho menor pues las condiciones son impuestas por los consumidores. Debe estar lo más ajustado posible a nuestras expectativas de ventas, siempre priorizando que el cliente no debe esperar para recibir nuestros productos.

El objetivo es mantener siempre los inventarios al mínimo posible y asegurar que nuestras existencias estarán disponibles justo en el momento de necesitarlas, no antes. Para conseguir esto es necesario alcanzar una gran coordinación con los proveedores y clientes.

Diseño de almacenes

El diseño del almacén debe facilitar su correcta gestión. De deben definir y concretar número de plantas, planos de la instalación y sus elementos; además de materiales y maquinaria necesarios para la realización de las labores básicas, así como labores de limpieza, mantenimiento y seguridad.

orgnización de almacenes

Por otro lado, se debe diseñar el layout de almacén para favorecer la distribución de  materiales y productos en el almacén y poder localizar y obtener lo que necesitemos de la forma más optimizada. El objetivo es evitar cuellos de botella, así como facilitar las labores de mantenimiento, reduciendo así tiempos de flujo.

Tipos de almacenes

Podemos distinguir varios tipos de almacenes según su diseño y gestión:

Almacén convencional

El sistema de almacenamiento convencional consiste en utilizar bloques empaquetados sobre palets. Permiten su disposición en estanterías y su transporte mediante toros o transpaletas.

Almacén compacto

El concepto almacén compacto se define como un sistema en el cual nuestros recursos almacenados están dispuestos de manera homogénea.

Almacenaje dinámico

El sistema de almacenaje dinámico está basado en estanterías dinámicas diseñadas para almacenar paquetes paletizados, a través de rodillos y ligeras pendientes los paquetes se pueden mover en la propia estantería móvil para facilitar su extracción. Existen varias formas de ponerlo en práctica:

El sistema tradicional en el cual los paquetes se desplazan por gravedad, el pasillo de carga está ligeramente más elevado que la parte opuesta, de descarga, mediante unos rodillos los paquetes llegan de un extremo a otro de la estantería.

El sistema push back tiene solo un pasillo que sirve para carga y descarga, la paleta del carrito empuja los paquetes al fondo y luego se retiran los más recientes primero.

El sistema combinado mezcla los dos anteriores con niveles dinámicos en un sentido que alimentan puntos de picking dinámicos en el contrario.

Sistemas de gestión de almacenes

Por último los sistemas de gestión de almacén son programas informáticos que nos permiten la gestión operativa de nuestros almacenes. Todos los productos están identificados con un código que nos permite a través del software localizarlo en el almacén y conocer su estado.

Nos referimos a este sistema como ‘’WMS’’, proveniente de sus siglas en inglés.

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