¿Cómo puede variar la demanda? ¿cómo puede una operación de fabricación planificar adecuadamente la cantidad de bienes que se requieren en el lugar y fecha adecuada? ¿Con qué eficiencia pueden llegar los bienes a la ubicación correcta en la cantidad y momento especificado?

Estas preguntas son las que se hacen los directores de proyectos cuando se trata de optimizar el flujo de la siguiente manera: minimización de la escasez, reducción de los costos de transporte, reducción de los pedidos y perfeccionamiento de los plazos de entrega.

Un sistema de Planificación de Recursos de una Empresa tenía módulos como MPS, MRP, DRP,. Exploremos un poco más el DRP y la razón por la que se eligió el sistema DRP para la gestión de su distribución, y también el proceso de implementación que ha seguido la empresa, los problemas que ha enfrentado y los beneficios alcanzados.

Hoy en día, todas las empresas tratan de ser más competitivas y de reducir sus costes de operación como un pasaporte para llegar a ser un actor que haga negocios en los mercados del mañana. Esta situación, relacionada con la necesidad de mayores volúmenes de producción y servicio, y la necesidad de cumplir con los cada vez mayores y más sofisticados requerimientos de los clientes, han creado la oportunidad para que las empresas desarrollen soluciones tecnológicas que puedan apoyar la realización de cambios radicales en los procesos de negocio de otras empresas para que puedan hacer frente a la nueva y desafiante realidad del mercado.

Para alcanzar todos estos retos, las empresas han ido introduciendo los sistemas de información en sus áreas de operación. En los años 60, los sistemas de producción se centraron en el control de inventarios. Había programas para cada área de la empresa: compras, almacén, contabilidad, … En los 70 aparecieron los sistemas MRP, y luego en los 80 se crean los sistemas de programación para planificar los recursos de fabricación. La siguiente etapa en la evolución de los sistemas de información se ha dirigido hacia la integración de todas las actividades y procesos empresariales en toda la organización. Estos sistemas de información se denominan comúnmente sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Como su nombre indica, el objetivo de estos sistemas es proporcionar una información homogénea y en tiempo real a todos los empleados que la necesiten, en toda la organización: contabilidad, compras, ingeniería, planificación de los recursos de distribución (DRP)», etc.

¿Qué es la Planificación de las Necesidades de Distribución DRP?

El objeto comercial de planificación de los requisitos de distribución permite a una organización gestionar la distribución del producto entre las instalaciones. Esta herramienta (DRP) complementa la capacidad del usuario para asegurar que los almacenes dentro de una estructura definida, la factura de distribución, se están reaprovisionando con el producto adecuado en el momento adecuado y en las cantidades adecuadas.

La planificación de las necesidades de distribución (DRP) es el proceso en el que las mercancías se entregan de manera más eficiente. Esto incluye la consideración de los aspectos de establecimiento de un bien, la cantidad del bien y la ubicación directa a la que se necesita llegar en un momento dado. La planificación de las necesidades de distribución beneficiará a la operación en su conjunto mediante el aumento de la eficiencia gracias a los siguientes beneficios:

• Una toma de decisiones más rápida
• Utilización de las previsiones de la demanda
• Precisión de la planificación de la iniciación
• Costo – Concienciación
• Mejora del servicio al cliente
• Método de empujar o tirar

El método de tirar o empujar es utilizado por la distribución de DRP, con tirones y empujes diferentes entre sí. El método pull incluye el desplazamiento de las mercancías hacia arriba en todo el sistema y la obtención de los pedidos de los clientes. Aunque la administración controla la cantidad de bienes disponibles, la gestión del inventario de distribución es difícil porque todos los pedidos se consideran nuevos en el lugar de suministro a medida que la demanda fluye hacia arriba, lo que también se conoce como el «efecto Bullwhip».

El método de empuje difiere del método de atracción por hacer lo contrario de la atracción: enviar la mercancía hacia abajo a través del sistema. Este método tiene las ventajas de un menor costo, pero también está en desventaja de que la planificación central y la demanda no necesariamente están en la misma página en todo momento. A medida que la planificación de los requisitos de distribución se va implementando gradualmente en las instalaciones de producción y en las operaciones de fabricación, se produce un drástico aumento de la eficiencia de la producción, la precisión y el cumplimiento de los pedidos.

La herramienta DRP permite al usuario anticipar qué almacén dentro de la estructura requerirá productos utilizando los datos de inventario y demanda dentro de cada instalación de la estructura. Las organizaciones con múltiples almacenes, dentro de una empresa de logística pueden utilizar DRP para gestionar su inventario y calcular su futura demanda agregada. DRP no se basa en los datos históricos de ventas, sino en las necesidades futuras escalonadas en el tiempo. DRP es un socio extremadamente vital en la gestión del nivel de seguridad de las existencias.

Como hemos dicho, el sistema DRP, basado en una estructura de distribución establecida, que también se conoce como lista de distribución, permite determinar dónde y cuándo se debe reponer el inventario. El sistema determina, dentro de la estructura de distribución, si el stock económico cae por debajo del punto de reabastecimiento debido a la demanda entrante. Esta demanda se calcula a partir de la mayor de las dos demandas, la prevista o la real (necesidades de ventas o necesidades de reposición de almacén).

El cálculo del stock económico es:

Stock económico = (En almacén + En pedido) – (En espera + Asignado)

Si este cálculo da como resultado una infracobertura de inventario, el sistema verificará la disponibilidad de inventario en el almacén de reposición establecido. Las prioridades se asignan a almacenes específicos dentro de una estructura de distribución determinada para la secuencia de reposición. Si este almacén, el que tiene asignada una alta prioridad, no tiene suficiente inventario, basándose en el mismo cálculo anterior, el sistema verificará entonces los almacenes posteriores con prioridades más bajas dentro de esa estructura para la reposición.

Después de que el sistema encuentre el almacén que es capaz de reponer el inventario que requiere el almacén, el sistema generará una orden recomendada. El sistema no sólo tiene en cuenta el inventario requerido, sino también el tiempo en que se necesita y el tiempo para llevar estos materiales. En este punto el sistema simplemente genera una orden recomendando un consejo del sistema. El usuario puede ahora revisar, modificar o incluso eliminar esta recomendación. Después de que el usuario acepta o modifica la recomendación generada por el sistema, el siguiente paso es confirmar y liberar esta recomendación en una orden de reabastecimiento.

Debido a la complejidad de algunas estructuras de distribución, es importante que DRP revise el flujo óptimo de suministro de material de forma regular (diariamente). La sesión Generar órdenes de DRP planificadas se ajustará a esa necesidad específica. Esta sesión de DRP puede ejecutarse de una o dos maneras: DRP regenerativo completo o DRP de cambio neto:

1. El DRP regenerativo completo regenera todo el archivo, sin tener en cuenta los pedidos recomendados anteriormente
2. Un DRP de cambio neto sólo considerará aquellos artículos para los que se han producido cambios en la demanda o el consumo

El DRP regenerativo completo debe ejecutarse como un proceso nocturno debido a la gran carga que tiene que procesar (todo el archivo). El DRP de cambio neto puede procesarse en cualquier momento.

Beneficios del proceso de implantación del DRP

La pregunta clave que la dirección de una empresa se hará: ¿Qué beneficios se obtendrá con la implementación del sistema DRP?

Los principales beneficios que se busca al implementar este nuevo sistema DRP son:

• Reducir drásticamente el coste de la empresa en dinero y recursos humanos
• Proporcionar herramientas tecnológicas que permitan simplificar sustancialmente los procesos de gestión de la distribución
• Crear una base para que la facturación de la empresa pueda crecer mientras los costes de proporcionar el correspondiente soporte interno se reducen proporcionalmente a su nivel actual de negocio
• Conseguir un mejor equilibrio entre descentralización y control, evitar la duplicación, asegurar la sinergia y gestionar los indicadores que permiten evaluar el rendimiento real de la distribución de la empresa
• Ser pionero en el sector de la distribución, en el empleo de nuevas tecnologías

Aunque la implementación de DRP representa un coste para la empresa, la dirección tiene que evaluar si es esencial para la futura ventaja competitiva de la empresa en el sector de la distribución.