¿Cómo puede ayudarte la previsión de la demanda a planificar y a optimizar la producción? Te lo explico aquí con todo detalle.

La tarea de previsión de la demanda exige recursos materiales, humanos, organizativos, y por tanto, resulta inmediato priorizar la previsión de mayor «valor añadido», de aquellos parámetros que más contribuyen a reducir la incertidumbre empresarial. La tarea de “previsión de ventas” parece, incluso a simple vista, una necesidad de primer nivel.

En qué consiste la previsión de la demanda

La previsión de la demanda consiste en hacer estimaciones sobre la demanda futura de los clientes utilizando datos históricos y otra información.

Una previsión adecuada de la demanda proporciona a la empresas información valiosa sobre su potencial en su mercado actual y en otros mercados, de modo que los gerentes puedan tomar decisiones acertadas sobre precios, estrategias de crecimiento empresarial y potencial de mercado.

Además permite planificar la producción, con la consecuente reducción de desperdicios y reducción de costes de producción.

Sin un pronóstico de la demanda, las empresas se arriesgan a tomar malas decisiones sobre sus productos y mercados objetivo.

Por qué es importante la previsión de la demanda

Prever la demanda significa prever el nivel de actividad a partir del cual se definen buena parte del resto de parámetros del negocio: costes fijos, costes variables, planes de inversión, estrategia y plazos de financiación, etc.

Hay varias razones por las que la previsión de la demanda es un proceso importante para las empresas:

• Permite a las empresas optimizar el inventario de forma más eficaz, aumentando los índices de rotación y reduciendo los costes de almacenamiento.
• Proporciona una visión del próximo flujo de caja, lo que significa que las empresas pueden presupuestar con mayor precisión para pagar a los proveedores y otros costos operativos.
• Anticiparse a la demanda significa saber cuándo aumentar el personal y otros recursos para mantener el buen funcionamiento de las operaciones durante las horas punta.

Métodos para la previsión de la demanda

La previsión de la demanda no supone sólo la recolección indiscriminada de datos con que alimentar una «caja negra» sino que exige, por definición, el procesamiento de esos datos, su transformación en información.

Esto supone una constante tarea de observación del entorno (mercado, evolución económica, movimientos de la competencia, cambios regulatorios, funcionamiento del sistema de ventas, etc) lo que, por si mismo, es una rica fuente de información para la toma de decisión en múltiples ámbitos.

En el mismo sentido,  exige un mecanismo entrenado de acceso global, transmisión e intercambio de información transversal y vertical entre departamentos lo que, de nuevo como en el caso anterior, genera inestimables sinergias en materia de integración empresarial.

Concretar estadísticas con vistas al futuro es una tarea compleja, ya que podría decirse que el comportamiento de los consumidores o usuarios es cambiante, por lo que no existe un método fácil o único con la que se hagan dichas estimaciones.

No obstante, matemáticos y economistas han desarrollado algunas metodologías  con ventajas y desventajas, por lo que la selección de un método correcto debe obedecer a una combinación de habilidad en estadística y un juicio razonable.

En este sentido, si deseas realizar una estimación de ventas con el método correcto, es necesario seguir algunos parámetros que condicionarán tus estadísticas: precisión, fiabilidad, disponibilidad, economía, simplicidad y consistencia.

Métodos de pronósticos promedios

Éste método es usado por las empresas maduras en las que reiteradamente se producen los denominados picos y valles, generados por fluctuaciones en las ventas.

Más que determinar un exacto de compradores, busca aliviar las anomalías y así reflejar un comportamiento de venta más lineal, sin fluctuaciones severas que afecten negativamente la empresa y a la vez no genera excesivas presiones por elevados “stock”.

Quien lo estudie deberá determinar las cantidades máximas y mínimas del producto, así como su duración en el mercado.

Métodos de regresión

Se utiliza por lo general cuando se desea determinar el incremento de la inversión de la publicidad y el fortalecimiento del coste de los productos.

Su objetivo es determinar claramente una tendencia lineal, partiendo de la relación entre dos o más factores propios de las ventas.

Métodos con ajuste estacional

Suele usarse cuando las ventas representan un comportamiento variable, condicionado por diversos factores, como por ejemplo cambios de clima, temporadas comerciales bajas y altas, ciclos políticos, entre otros. Marca tendencia, pero está sujeto a cambios de acuerdo a los factores anteriormente nombrados.

Método de proyección de tendencias

Es el más usado de todos los métodos ya que es simple y de bajo coste. Sus datos son los más cercanos a las tendencias de crecimiento.

Dificultades de la previsión de la demanda

Pese a que existen diversos métodos para prever la cantidad de ventas, muchos de estos llegan a fracasar por algunos factores que incluyen la mala utilización de las herramientas estadísticas.

Muchas veces el resultado es decepcionante, puesto que las ventas reflejan solo el 40% de lo aportado en la previsión de la demanda, por lo que se considera que los errores más comunes cometidos por los empresarios en esta práctica se refieren a la innovación de los productos, que en el algunos casos no poseen ningún tipo de antecedente.

Otro de los errores comunes es la falta de precisión en cuanto a los clientes objetivos, las aplicaciones del producto y sus posibles competidores, por lo que el análisis puede funcionar al inicio del negocio, pero no logra mantenerse ante un panorama cambiante por la falta de datos aportados.

Las opiniones subjetivas de los ejecutivos de la empresa (propietarios, supervisores, gerentes y supuestos expertos) es otro de los factores negativos al momento de prever una demanda, pues terminan sobrevalorando al producto y al culminar no se superan las expectativas.

Por último, las preferencias expresadas por los clientes en encuestas pueden también estar sesgadas y se demuestra con los resultados obtenidos que manifiestan un comportamiento de venta distinto. Es decir, en opinión si comprarían tu producto, pero en el mercado compran otro.

Datos y pronósticos históricos

Los datos y pronósticos históricos son los resultados obtenidos en cada periodo o temporada de ventas para una empresa. Forman la base a la hora de desarrollar nuevas previsiones, puesto que ya conoce el comportamiento del producto en la calle.

En este sentido, una vez constituida la empresa, esta almacena los datos históricos de la demanda anterior y aplica métodos funcionales para la aproximación de una demanda futura:

• Promedio simple: se aplica sobre los datos históricos de ventas. Es funcional cuando las demandas no presenta estacionalidad o tendencia.
• Promedio ponderado: en este se calcula el pronóstico asignado, nivel de importancia o peso ponderado a uno de los elementos de tiempo por encima de otros.
• Promedio exponencial: requiere el pronóstico anterior, la demanda verdadera del tiempo y un toque de suavidad, por lo que resulta aplicable cuando se cuentan con pocos datos históricos.
• Promedio multiplicativo: aquí se considera que la demanda no varía y puede repetirse de acuerdo a los periodos de tiempo, donde también involucra a factores estacionales y la demanda promedio.

Otros métodos de previsión de demandas

Con la cantidad de pronósticos y datos aportados por el comportamiento de las ventas en periodos pasados, es posible acudir a otros métodos que aportan información válida para la futura temporada:

Métodos cuantitativos

• Análisis de factores del mercado: se relaciona con el comportamiento del mercado, por lo que se puede establecer una estimación de venta de acuerdo con los factores externos del mercado.
• Pruebas de mercado: se hace una breve prueba con la venta de un producto a modo piloto y se estudia su impacto en el mercado.

Métodos cualitativos

• Intenciones del comprador: se realiza una encuesta sobre la necesidad de los consumidores acerca de determinado producto. Incluirá ítems sobre los tópicos con los que se siente más relacionado el cliente.
• Juicio de ejecutivos: puede ser acertado si los ejecutivos son objetivos en sus opiniones. En este tipo de método se usa el Delphi: se recogen las observaciones de expertos en la materia en secreto, luego se resumen y dan a conocer las estimaciones, para luego pedir una nueva predicción.

Cada método utilizado en cada caso tendrá ventajas e inconvenientes. A la hora de decidir el más idóneo hay que sentarse a calibrar sus posibilidades de adaptación a cada situación y a cada problema.

Lo importante no es tanto disponer de un escenario acertado, sino disponer de varios escenarios posibles en los que razonablemente van a actuar las grandes fuerzas del sistema, sus interrelaciones y sus incertidumbres críticas.

Para que en previsiones futuras se redujera el porcentaje de error, habría que hacer un estudio del mercado, para establece relaciones entre las ventas y los factores más importantes que les afectan, con intención de prever el futuro.

Hay que identificar los factores más importantes que ejercen un impacto más especular en las ventas de un
producto, para luego estimar la magnitud de ese impacto en las ventas futuras. Con esta técnica se podría afinar cada vez más e se incluso se podrían prever situaciones de crisis o cambios revolucionarios, ya que siempre hay indicios que relevan tendencias y oportunidades.

Un método que funciona bien en una situación puede ser que no sea el mejor para otra. Equivocarse es un error, pero no rectificar es un error mucho mas grave. Siempre la segunda previsión, saldrá mejor que la primera.