Estandarización de trabajos: Qué es, cómo se implementa y sus beneficios

La estandarización de trabajos es una de las herramientas lean más poderosas pero de las menos utilizadas en el mundo de la industria. Cada empresa lo debería utilizar para mejorar continuamente su proceso de producción, pero desgraciadamente, en la realidad no es así.

Muchas empresas todavía son reacias a implementar el trabajo estándar en sus procesos, y hay algunas razones comunes por las que esto sucede:

  • Hay confusión acerca de lo que significa el trabajo estándar: La mayoría de la gente asume que esto significa simplemente documentar el trabajo. Eso es sólo una pequeña etapa de la estandarización de trabajos, pero es mucho más que eso.
  • Un proceso documentado parece demasiado rígido: Cuando escogemos las mejores prácticas del trabajo,  se debe realizar lo mejor posible, basándonos en lo que sabemos hoy en día. Si alguien tiene una idea mejor, siempre podemos cambiarla y mejorarla. Pero si no tenemos constancia en cómo se hace el trabajo hoy en día, ¿cómo podemos averiguar qué salió mal cuando surjan problemas? ¿Qué se está haciendo bien? ¿Qué se está haciendo mal y necesita ser cambiado?
  • El trabajo estándar sólo se aplica a los trabajadores, no a los gerentes: Todo el mundo tiene un trabajo estándar, desde el CEO hasta cada operario. La diferencia está en el porcentaje de su tiempo que es “estándar”, el CEO tendrá mucho menos de su estándar de trabajo (quizás el 10%), comparado con un operario que estaría más cerca del 95%.
  • La implementación es un esfuerzo que sólo se realiza una vez: Una vez que la estandarización de trabajo está configurada, no se puede ejecutar en el piloto automático. Es un proceso continuo que nunca termina y está estrechamente relacionado con la idea general de la mejora continua, que está tan profundamente arraigada en lean.

¿En qué consiste la estandarización de trabajos?

La más común, es que cada trabajador realice el mismo trabajo a su manera y por tanto, que cada uno trabaje con una metodología distinta para obtener el mismo resultado. Algo normal en el fondo, ya que las personas somos distintas.

La estandarización de trabajos consiste en seleccionar los mejores prácticas, lo que cada operario hace bien o lo que se comprueba que obtiene los mejores resultados para definir una metodología de trabajo, que todos los trabajadores deben seguir.

Lo que se busca es que todos y cada uno de los operarios trabajen de la misma manera, para un mismo proceso de producción.

Esta metodología a seguir con los trabajos estandarizados, al mismo tiempo sirve de base para encontrar nuevas mejoras. Cada mejora se incorpora a la metodología, por lo que se va mejorando continuamente y así sucesivamente. Mejorar la estandarización de trabajos es un proceso que nunca termina, por lo que es una referencia para el kaizen.

Conceptos clave en la estandarización de trabajos

La estandarización de trabajos se realiza en base a tres conceptos clave:

  • Takt time, que es el ritmo a la cual los productos deben entregarse de acuerdo a la demanda del cliente.
  • La secuencia de tareas que un operador debe realizar para llevar a cabo un proceso, dentro de un tiempo de ciclo.
  • El inventario estándar, incluyendo las unidades en las máquinas, que se necesitan para no tener problemas de paradas en la producción.

Bajo estos tres conceptos, se crea la mejor metodología a seguir en ese momento, con el fin de aprovechar al máximo todos los recursos disponibles.

Se recopilan y se registran todos los datos necesarios, que se supervisan por ingenieros y jefes de equipo, para diseñar el proceso ideal. Los operarios también colaboran para proponer mejoras en sus puestos trabajos, que serán tenidas en cuenta para incluirlas en la metodología estándar.

Cómo implementar la estandarización de trabajos

El trabajo estándar gira en torno a tres herramientas principales, y es importante entender cada una de ellas lo máximo posible.

  • Hoja de capacidad del proceso de trabajo estándar
  • Hoja de trabajo estandarizada de la combinación de trabajo
  • Cuadro de trabajo estandarizado

Vamos a analizar detenidamente cada una de ellas.

Hoja de capacidad del proceso de trabajo estándar

La hoja de capacidad de proceso (también conocida como hoja de capacidad de producción) indica la capacidad de salida de cada elemento implicado en el proceso. En otras palabras, describe el ritmo máximo de producción para cada máquina y correlaciona esos valores con el ritmo de producción real medido para cada máquina.

Esto permite a la organización identificar fácilmente los cuellos de botella en su operación, especialmente cuando se relacionan con un balanceo inadecuado de la entrada/salida de diferentes nodos en la cadena.

Varios factores intervienen en el cálculo de la capacidad de producción de una máquina, incluyendo el tiempo de producción, el tiempo de finalización y el tiempo de cambio de herramienta. Éstos pueden dividirse en etapas concretas, dependiendo de la estructura de la cadena de producción.

Hoja de trabajo estandarizada de la combinación de trabajo

Esta hoja se utiliza para calcular la combinación de varios factores de tiempo en la producción, a saber, el tiempo de trabajo manual, el tiempo de marcha, así como el tiempo de procesamiento real requerido por cada máquina involucrada en el proceso.

La Hoja de Combinación es una herramienta comúnmente utilizada en las etapas intermedias de la estandarización del proceso de una empresa, ya que puede mostrar si la organización se está moviendo o no en la dirección correcta, qué variables necesitan ser ajustadas y si cada parte específica del proceso es adecuada para el enfoque actual de la estandarización.

Idealmente, la información contenida en esta hoja servirá como base para todos los desarrollos futuros de la empresa y las mejoras adicionales que se implementarán.

Cuadro de trabajo estandarizado

Algunos confunden esto con la hoja anterior, pero es bastante diferente, y muestra un subconjunto de información completamente único, que sigue siendo igual de crítico en el proceso general.

Muestra la secuencia en la que se realiza el trabajo, así como la forma en que los diferentes operadores cambian de posición y estado con respecto a las máquinas con las que trabajan.

El takt time y el tiempo de ciclo también deben ser medidos aquí, y la compañía necesita tener una relación más profunda con todos sus operadores para llenar esta tabla correctamente.

Hay muchos factores diferentes que se pueden tener en cuenta a la hora de rellenar un cuadro de trabajo estándar, y es una herramienta altamente individual que debe estar alineada con la operación específica de la empresa.

Sin embargo, entenderlo correctamente es uno de los puntos más importantes para asegurar que el proceso de implementación del trabajo estándar se lleve a cabo correctamente.

Beneficios de la estandarización de trabajos

Una vez que se implementa y se entiende como funciona el trabajo estándar, se pueden obtener enormes beneficios como éstos:

  • Asegura que el trabajo se realiza de la mejor manera posible
  • Ahorro en formación (tiempo y dinero)
  • Aumenta la satisfacción del cliente
  • Hace que responder al cambio externo sea más fácil y rápido.
  • Hace que las mejoras se implementen de una manera más sencilla y rápida
  • Aumenta la previsión de los resultados, ya que hace que el trabajo sea medible
  • Mejora la calidad y reduce errores y desperdicios
  • Mejora la capacidad de calcular costes de producción de establecer precios
  • Favorece el compromiso de los empleados y aumenta su confianza
  • Hace que la gerencia responda a las necesidades de los empleados
  • Impulsa una cultura de liderazgo y mejora continua
  • Consigue que todas las partes interesadas trabajen en conseguir los mismos objetivos
  • Los empleados se sienten más valorados al implicarse en las mejoras
  • En caso de error, no se culpará al trabajador, sino al sistema
  • Facilita la resolución de problemas.
  • Menos problemas permite un enfoque empresarial más proactivo. Especialmente las personas de más alto nivel pueden centrarse en cosas realmente importantes como la generación de nuevos negocios y el crecimiento de la empresa.
  • Una manera fácil de hacer que la gente acepte el lean manufacturing como filosofía de trabajo porque rápidamente entienden que es bueno para ellos
  • Aumento de la eficiencia de producción
  • El trabajo estándar muestra a las personas cómo la estructura que promueve la flexibilidad, la creatividad y facilita el cambio

La estandarización de trabajos es un proceso crítico que debe ser entendido profundamente por todos los  líderes de la empresa, y cuanto antes se decida comenzar a implementar el trabajo estándar en los procesos de producción, mayores serán los beneficios que al final se verán.

Asegúrate de no caer en el error clásico de considerarlo una tarea terminada después de que hayas pasado por la primera ronda – todo lo contrario, acabas de empezar, y hay mucho más que tendrás que hacer en el futuro una vez que hayas sentado las bases para el trabajo estándar.

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