PPS: Resolución práctica de problemas mediante el lean manufacturing

En este post te voy a hablar del PPS (practical problem solving), una herramienta lean manufacturing para resolver los problemas que puedan surgir en el proceso de producción y que no dejan avanzar la producción correctamente.

Veremos cómo aplicar el pps paso a paso, fase por pase.

pps resolucion practica de problemas

¿Qué es el PPS?

El PPS, es el acrónimo de su término en inglés “practical problem solving”, lo que en español se traduce como resolución práctica de problemas.

La resolución práctica de problemas o PPS es una metodología de 8 pasos, probada y verificada por Toyota hace años. El sistema es estructurado, pero lo suficientemente simple y práctico como para tratar problemas desde la más pequeña naturaleza, hasta los temas más complejos.

El uso de una manera fundamental y estratégica para resolver problemas crea consistencia dentro de una empresa, ya que cuando basas los resultados en hechos, experiencias y sentido común, los resultados se forman de una manera racional y sostenible.

Los 8 pasos para aplicar el PPS o resolución práctica de problemas

Para la aplicación del PPS en la resolución de cualquier problema, se siguen los siguientes pasos:

  1. Clarificar el problema
  2. Desglosar el problema
  3. Establecer el objetivo
  4. Analizar la causa raíz
  5. Desarrollar contramedidas
  6. Implementar contramedidas
  7. Monitorizar los resultados y procesos
  8. Estandarizar y compartir el éxito

Los ocho pasos para la resolución práctica de problemas están incluidos en el ciclo PDCA: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar. Los pasos del uno al cinco están en la fase de planificar. El hacer se encuentra en el paso seis. El séptimo paso es la comprobación. El octavo paso implica la interpretación de los resultados del nuevo estándar.

La resolución práctica de problemas puede ser una herramienta muy poderosa para los problemas que pueden surgir en una empresa. Permite  tener una comprensión común del problema en sí y los pasos que se van a dar para superar el problema de la manera más eficiente posible.

Vamos a explicar con más detalle cada uno de los pasos.

Paso 1: Clarificar el problema

Un problema puede ocurrir dentro de estos tres escenarios:

  1. Cualquier cosa que se desvía del estándar, como por ejemplo un lote de productos defectuosos.
  2. Cuando hay una gran diferencia entre el estado real y el estado deseado, como por ejemplo, cuando la producción no avanza lo que debería.
  3. El tercero es una necesidad del cliente no satisfecha, como puede ser el no cumplimiento del plazo de entrega.

Para aclarar mejor el problema, tienes que ver el problema con tus propios ojos. Esto te dará los detalles y la experiencia práctica que te permitirá entender el problema.

Paso 2: Desglosar el problema

Una vez que se ha visto el problema de primera mano, hay que empezar a dividir el problema en problemas más detallados y específicos.

Recuerda que mientras que descompones el problema, todavía necesitas volver a comprobar esos problemas individuales más pequeños con tus propios ojos.

Éste es también un buen momento para estudiar y analizar las diferentes entradas y salidas del proceso para poder priorizar los esfuerzos de manera efectiva. Es mucho más efectivo controlar y resolver muchos microproblemas uno a uno, en lugar de tratar de resolver un gran problema sin ninguna dirección.

Paso 3: Establecer el objetivo

El tercer paso se trata sobre todo de compromiso y enfoque.

Ahora tu atención debe centrarse en lo que se necesita para completar el proyecto y cuánto tiempo te llevará terminarlo.

Debes establecer objetivos que sean desafiantes, pero dentro de los límites y no poner una presión en la empesa que obstaculizaría el proceso de mejora.

Paso 4: Analizar la causa raíz

Este es un paso vital en la resolución de problemas, porque te ayudará a identificar los factores reales que causaron el problema en primer lugar.

La mayoría de las veces, hay múltiples causas de raíz para analizar. Asegúrate de que estás considerando todas las posibles causas de raíz y de que las estás abordando adecuadamente.

Un análisis de causa raíz adecuado, de nuevo implica que compruebes la causa tú mismo, en lugar de simplemente confiar en los informes.

Paso 5: Desarrollar contramedidas

Una vez que se han establecido las causas raíz de cada problema, puedes usar esa información para desarrollar las contramedidas necesarias para eliminarlas y solucionarlas.

Tu equipo debe desarrollar tantas contramedidas necesarias para abordar directamente todas y cada una de las causas fundamentales.

Una vez que hayas desarrollado las contramedidas, se puede comenzar a convertir en medidas más prácticas, para que su implementación en la empresa sea viable y efectiva.

Paso 6: Implementar contramedidas

Una vez establecidas las contramedidas y preparadas para su implementación de forma práctica, es momento de empezar a implementarlas.

La comunicación es extremadamente importante en esta fase de la aplicación del pps.

Debes seguir buscando ideas junto con tu equipo y continuar trabajando a través del ciclo PDCA para asegurarte de que nada se pierde por el camino. Considera la posibilidad de implementar una contramedida a la vez para monitorear la efectividad de cada uno.

Seguramente se cometerán errores en todos sus procesos de resolución de problemas, por eso aquí la persistencia juega un papel muy importante

Paso 7: Monitorizar los resultados y procesos

Como los errores ocurren y las contramedidas fallan, necesitas un sistema para revisarlas y modificarlas para obtener el resultado deseado.

También puedes determinar si el resultado deseado fue el resultado de la acción de la contramedida, o si fue sólo una casualidad. Siempre hay espacio para la mejora en el proceso de resolución de problemas, pero necesitas ser capaz de reconocerlo que a veces las cosas suceden sin esperarlo.

Paso 8: Estandarizar y compartir el éxito

Ahora que has tenido éxito en la aplicación del pps, debes establecer los nuevos procesos corregido como el nuevo estándar dentro de la empresa y compartirlos en toda la organización.

Una vez resueltos los problemas más importantes mediante la aplicación de esta herramienta lean manufacturing llamada PPS, tienes un nuevo punto de partida para seguir mejorando, siguiendo la filosofía de la mejora continua.

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