Value Stream Mapping: Qué es, beneficios y cómo realizarlo

A continuación te voy a explicar todo lo que necesitas saber sobre la herramienta value stream mapping (cuyas siglas son vsm y en español se conoce como mapa de flujo de valor): qué es y cómo realizarlo paso por paso para que la puedas aplicar en tu empresa.

Si has llegado hasta aquí es porque estás interesado en aprender la metodología lean manufacturing. Lo que vas a leer a continuación, puede que te despeje alguna duda puntual, pero si de verdad quieres profundizar y convertirte en un experto en lean manufacturing y añadir más valor en tu curriculum, te recomiendo el curso lean manufacturing online que ofrecemos:

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¿Qué es el value stream mapping?

El value stream mapping es una herramienta clave dentro de la metodología lean manufacturing y es un diagrama que se utiliza para visualizar, analizar y mejorar el flujo de los productos y de la información dentro de un proceso de producción, desde el inicio del proceso hasta la entrega al cliente.

Es un diagrama de flujo, por lo que utiliza unos símbolos determinados para representar diversas actividades de trabajo y flujos de información.

El VSM es especialmente útil para encontrar oportunidades de mejora, eliminando desperdicios en el proceso de producción. Cada una de las actividades que se realizan para fabricar los productos son registradas en función de si añaden valor o no añaden valor desde el punto de vista del cliente, con el fin de eliminar las actividades que no agreguen valor al producto.

value stream mapping simbolos

Es importante tener en cuenta que los clientes lo único que quieren es que sus productos se fabriquen cumpliendo con todos sus requisitos de calidad y dentro del plazo de entrega. No se preocupan por el esfuerzo ni los recursos invertidos para producirlos. El value stream mapping mantiene ese enfoque.

El proceso para realizar el VSM es empezar dibujando el diagrama del estado actual del proceso de producción y a partir de éste, obtener todos los problemas y las mejoras a realizar para solucionarlos y llegando a un estado futuro (estado ideal), donde hipotéticamente ya no existen problemas de producción y por tanto tendremos una mayor productividad y un mayor aprovechamiento de los recursos.

Objetivo y beneficios del VSM

El objetivo principal del value stream mapping es resolver todos los problemas existentes en el proceso de producción para aumentar la productividad del mismo, reduciendo o eliminando desperdicios. Lo que se desea es alcanza el estado futuro que se plantea, ese estado ideal donde no hay ningún tipo de desperdicio en la producción.

Hay que analizar proceso por proceso, evaluando cómo agrega valor al producto (o cómo no lo agrega). Este enfoque en el valor es lo que mantiene el análisis orientado a lo que realmente importa, permitiendo a la empresa ser más competitiva.

El VSM se utiliza para producir el mayor valor para el cliente de la manera más eficiente posible.

Además, puede y se debe tener siempre presente para la mejora continua, ya que siempre se pueden obtener oportunidades de mejora. El VSM permite ver no sólo el desperdicio, sino también la fuente o causa del mismo.

Value stream mapping sirve como una herramienta efectiva para la comunicación y la colaboración entre todas las personas implicadas en el proceso de producción. Se puede visualizar claramente el estado actual del proceso e identificar dónde se producen los desperdicios exactamente, como por ejemplo retrasos, tiempos muertos, tiempos de inactividad excesivos, limitaciones y problemas de inventario. Con el VSM del estado futuro o del estado ideal, se puede definir las acciones concretas a realizar para mejorar.

Aunque su objetivo principal es eliminar desperdicios, el VSM también se puede ver desde la perspectiva de agregar valor al producto, que es lo que al fin y al cabo lo que le importa al cliente. La eliminación de los residuos es el medio para lograr el fin de crear valor, como reducir los costes de producción, aumentando la calidad, lo que conlleva a un producto con un precio más bajo y de mejor calidad. El valor es algo que un cliente está dispuesto a pagar.

Cómo empezar el value stream mapping

Yo diría que el value stream mapping es una herramienta fundamental en el lean manufacturing, pero necesita una inversión de tiempo para realizarlo y si no se aplica correctamente, puede ser una pérdida de tiempo.

Requiere de alguien que conozca perfectamente VSM y de la colaboración e involucración de operarios y jefes de equipo.

Su realización puede llevar varios días, aunque depende del tamaño de la empresa, del número de procesos de producción y de la cantidad de productos a analizar.

Puedes empezar leyendo lo básico (y este artículo es un buen comienzo), aplicar lo aprendido con un lápiz y un papel y con las instrucciones paso a paso que te daré más abajo, empezar a hacer un borrador de un VSM. Podrías diseñar los procesos de producción, los datos para cada proceso (como tiempo de ciclo), las mejoras que piensas que podrías hacer para llegar al estado ideal y un resumen que muestre cómo tus mejoras ayudan a cada dato y al valor total de la eficiencia.

Sólo con eso ya obtendrías resultados o al menos te ayudaría a entender mejor el VSM y aprovechar mejor el tiempo cuando lo realices más seriamente. Ten en cuenta que eso sería una pequeña muestra de lo que el value stream mapping puede lograr si se hace bien hecho.

Cómo utilizar el VSM en diferentes campos

El value stream mapping puede aplicarse en varios campos, no sólo en la producción. Vamos a ver cada uno de ellos:

Producción: Encontrar desperdicios en el proceso de producción analizando cada paso del manejo de materiales y flujo de información.

Logística: Eliminar los desperdicios y los costosos retrasos en los distintos puntos de la cadena de suministro que conducen al producto acabado.

Ingeniería/desarrollo de software: para encontrar ineficiencias en el desarrollo de software, desde la idea hasta la implementación, incluyendo circuitos de retroalimentación y retrabajo. Aunque algunos críticos cuestionan el valor del VSM en un entorno de desarrollo ágil, otros lo encuentran útil para ganar eficiencias, como reducir el tiempo de espera entre pasos o reducir la necesidad de retrabajo.

Industrias de servicios: Mejorar el valor y encontrar desperdicios en las actividades necesarias para la prestación de cualquier servicio a clientes externos.

Atención sanitaria: Mejorar los pasos necesarios para tratar a los pacientes de la manera más eficaz, oportuna, rentable y de alta calidad posible.

Oficina y administración: Encontrar los pasos inútiles y mejorar el servicio prestado dentro de una empresa a los clientes internos.

Cada campo, el flujo que recurre el VSM es distinto en cada caso. Por ejemplo:

  • En la industria manufacturera, el flujo son los materiales y los productos semielaborados
  • En el campo del diseño y desarrollo, el flujo son los diseños
  • En el campo de servicio, las necesidades del cliente externo determinan el flujo
  • En el campo de administración, las necesidades del cliente interno corresponde al flujo

Qué es el flujo de valor

En la teoría lean manufacturing, el flujo de valor se refiere a todas las acciones requeridas para llevar un producto o servicio desde el concepto o materia prima hasta el producto terminado.

Cada acción aporta valor al producto terminado, idealmente trabajando de manera eficiente para crear un flujo continuo de valor.

El primer paso para crear un entorno lean (incrementar valor y reducir desperdicios) es analizar el flujo de valor. Esto proporciona la base para crear un plan de mejora. Al examinar el estado actual de un sistema, las acciones que añaden valor a la creación de valor pueden separarse claramente de las que crean desperdicios, facilitando la localización de oportunidades de mejora.

El value stream mapping analiza el flujo de valor simplificando un sistema complejo en un mapa o diagrama fácil de interpretar. El mapa ilustra los resultados del análisis del flujo de valor, proporcionando una herramienta visual para facilitar la comprensión y la comunicación.

Cómo realizar el value stream mapping paso a paso

Vamos a ver ahora los pasos necesarios para realizar un value stream mapping, creando un mapa del estado actual y obtener estados futuros ideales. Todo ello para llevar a cabo un plan de mejora.

Estos pasos proporcionan a la empresa un análisis del flujo de valor, que conducirá al mejor resultado posible: un sistema de flujo de información y material eficiente e integrado.

Antes de empezar, vas a necesitar la ayuda y participación tanto de operarios como de jefes de equipo para obtener la información. Por otro lado, necesitarás el consentimiento de la dirección de la empresa, ya que la realización del value stream mapping va a interferir en el desarrollo normal de la actividad y por tanto, supone un coste para la empresa (aunque después se recupere).

Por eso es mejor empezar con los productos y procesos más importantes y conforme se vayan consiguiendo mejores, ir ampliándolo al resto de la empresa.

Los pasos para realizar el vale stream mapping son los siguientes:

Fase 1 – Identificar el producto o familia de productos a estudiar y mejorar.

Lo primero de todo es definir sobre qué productos o familia de productos vamos a realizar el value stream mapping.

Hay empresas con cientos de productos en su catálogo, pero sería una locura querer realizar el vsm para todos, por el esfuerzo que supondría.

Para identificar los productos con los que realizaremos el value stream mapping, aplicaremos la regla de Pareto, es decir, lo realizaremos para el 20% de los productos que supongan el 80% de la facturación o para el 20% de los productos que ocupen el 80% del proceso de producción.

Evidentemente los porcentajes son aproximados. La idea es elegir los productos cuyo resultado después de mejorarlos supongan una importante mejora en el resultado global de la empresa.

Comienza con esos productos. Cuando mejores la eficiencia en esos productos, se puede ir ampliando el value stream mapping al resto de productos, que seguramente, ya habrán mejorado algo, ya que pasarán por los mismos procesos de producción.

Una vez decididos para qué productos se hará el VSM, pasamos a realizar el diagrama del estado actual

Fase 2 – Realizar el VSM del estado actual

En el VSM del estado actual reflejaremos los procesos de producción tal y como están actualmente.

No se trata de listar todas las tareas específicas que se realizan en el proceso de producción. El objetivo es definir cada proceso desde el punto de vista del flujo de valor, es decir, recoger información necesaria para obtener qué actividades añaden valor al producto y cuáles no.

Tendrás que analizar tanto actividades laborales como flujos de información y valorar si añaden valor o no. Es muy importante registrar la realidad de lo que tu observes y no confiar tanto en la información que puedan darte los operarios,

Debes registrar tiempos e información obtenidos por ti y por tu equipo y reflejar lo que se está haciendo actualmente y no lo que se debería estar haciendo, ya que el objetivo es corregir los malos hábitos y reducir o eliminar todas las actividades que no añaden ningún valor.

Teniendo esto claro, pasamos a describir los datos necesarios para cada uno de los procesos de producción involucrados en los productos elegidos. Para cada proceso debemos recoger los siguientes datos:

  • Tiempo de ciclo (CT): Tiempo que transcurre desde que se inicia un producto hasta que está disponible para pasar al proceso siguiente
  • Tiempo de valor agregado (VA): Es el tiempo en el cual el producto está siendo transformado dentro del proceso de producción
  • Número de personas (NP) que se necesitan para realizar el proceso de producción
  • Tiempo disponible (EN): Es el tiempo de trabajo disponible durante la jornada de trabajo restando descansos por comidas y absentismos.
  • Tiempo de utilización: Es el tiempo que las máquinas o los operarios están ocupados dentro del tiempo de ciclo.
  • Plazo de entrega o lead time (LT): Es el tiempo límite que un producto debe pasar como máximo en el proceso para entregarlo al proceso siguiente y que se cumpla el plazo de entrega establecido con el cliente.
  • Niveles de inventario: Cantidad de inventario que hay delante y detrás de cada proceso.
  • Flujo de información: Datos acerca de cómo la información se envía a la fábrica, como por ejemplo, si disponen de toda la información necesaria a la hora de empezar el proceso, como órdenes de trabajo, hojas de ruta, etc.
  • Problemas encontrados durante el análisis: Tiempos muertos, falta de información, falta de herramientas, excesivo absentismo
  • Acciones a mejorar según los operarios: Preguntar a los operarios qué mejorarían ellos para ganar tiempo en su trabajo. Hay que tener cuidado con la información que se recoge en este punto, ya que por un lado se puede obtener información valiosa, pero por otro no tomarlo al pie de la letra, ya que estos pueden tener algún interés personal en explicar algún problema en concreto.

Desde el inicio del proceso, hasta la entrega al cliente, se deben ir recogiendo todos estos datos, para elaborar el diagrama de estado actual.

Vamos a ver ahora cómo crear el diagrama actual y mostrar estos datos. Por ejemplo quedaría de la siguiente forma:

value stream mapping amazon

Como ves, quedan representados cada uno de los procesos de producción en orden, con la información recogida, el nivel de inventario delante y detrás de cada uno de ellos, posibles acciones a mejorar y el tiempo que añade y no añade valor al proceso. Todo ello unido mediante flechas de flujo de materiales y de información.

Simbología del value stream mapping

Vamos a explicar brevemente los símbolos utilizados en el ejemplo diagrama del value stream mapping. No son los únicos, pero sí son los más utilizados:

Proveedor y cliente: Representa a los clientes y a los proveedores:

beneficios value stream mapping

Proceso de producción: Representa cada uno de los procesos de producción:

Información del proceso: Recoge toda la información del proceso como tiempo de ciclo, número de operarios, número de turnos…

Línea de tiempo: Se representan los tiempos que añaden y no añaden valor al proceso:

Flujo de información: Representa cómo fluye la información

Flujo de materiales: Representa cómo fluyen los materiales entre procesos:

Flujo de materias primas y producto terminado:

Burbujas Kaizen: Problemas encontrados en el proceso que requieren una acción de mejora.

Transporte:

Inventario: Representa los niveles de inventario. Estos niveles pueden  convertirse a tiempo, mediante el tiempo de ciclo o el tiempo de takt

Fase 3 – Realizar el VSM del estado futuro

El estado futuro corresponde al estado deseado, es decir, el proceso de producción donde no tenemos ninguna clase de desperdicio.

Desde que llega la materia prima, hasta que se entrega el producto final, se debe generar en el mínimo tiempo, a la más alta calidad y al coste más bajo.

Para ello, se deben establecer los requisitos a cumplir en todo proceso de producción lean, que son:

  1. Producir de acuerdo al takt time
  2. Implementar el sistema kanban para controlar el inventario
  3. Planificar y nivelar la producción
  4. Nivelar el volumen de producción
  5. Definir el tamaño de lote y la unidad de medida (por hora, por turno…)

El estado futuro del value stream mapping determinará la estrategia lean manufacturing a seguir, es decir, las herramientas lean manufacturing que utilizaremos para implementar las mejoras.

Lo que se busca es eliminar los problemas y los desperdicios encontrados, para aumentarla eficiencia del proceso de producción, reduciendo el inventario en curso y sincronizando el proceso de producción con las ventas.

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